صنّف الرد قبل محاولة الإصلاح

الرفض: المستند لم يجتز التحقق. يعرض دليل الهيئة الرد 400 بوصفه فشلًا أو رفضًا، مع مراجعة الرسالة التفصيلية والتصحيح وإعادة الإرسال.

القبول مع تحذيرات: ليس رفضًا، لكنه ليس دليلًا على خلو المستند من مشكلات التوافق. يوضح الدليل أن التحذيرات تحتاج إلى المراجعة والتصحيح مع المزوّد، وأن التحذيرات المقبولة مؤقتًا قد تتحول إلى أسباب رفض لاحقًا.

فشل المصادقة أو الإرسال: يعرض الدليل الرد 401 باعتباره مشكلة في التصريح تستدعي فحص شهادة المصادقة والسر المرتبط بها، والرد 429 باعتباره تجاوزًا لعدد الطلبات مع عدم استلام الفاتورة. هاتان حالتان مختلفتان عن رفض محتوى المستند.

هذه أمثلة من إرشادات الهيئة، وليست ترتيبًا مقاسًا لأكثر الأخطاء حدوثًا. وقد يتوقف التشخيص على تفاصيل الرسالة داخل رد واجهة الربط، لا رقم الاستجابة وحده.

راجع الحقول والبيانات والمبالغ

تذكر إرشادات الهيئة نقص الحقول الإلزامية والقيم الضريبية غير الصحيحة ضمن أمثلة الرفض. كما تعرض أمثلة تتعلق بغياب تاريخ الإصدار أو رمز نوع الفاتورة، ومخالفة قواعد بيانات المستند.

نوصي بتتبع الحقل المذكور في الرسالة إلى مصدره: هل يأتي من بطاقة العميل، أم الصنف، أم إعداد الضريبة، أم من توليد الملف في البرنامج؟ إذا تكرر النمط، افحص الإعداد أو البيانات الأساسية بدل معالجة كل فاتورة منفردة دون معرفة السبب.

اطلب من المحاسب مراجعة معنى البيانات والمبالغ، ومن المزوّد مراجعة تمثيلها في الملف. لا تغيّر المعالجة الضريبية فقط لجعل الرسالة تختفي؛ راجع العملية والمستند مع المختص المسؤول.

لا تعالج كل فشل بالطريقة نفسها

عند رفض التخليص، يوضح دليل الهيئة أن التصحيح يتبعه تقديم مستند جديد له بصمته وقيمة عداده الخاصة، وأن بصمة المستند المرفوض وقيمة عداده لا تُعدّلان. كما يشرح الدليل الفني أن إعادة تقديم المستند المرفوض لها قواعد تتعلق بتسلسل المستندات والبصمة السابقة.

لذلك، لا تستخدم حذف الفاتورة أو تعديل ملفها يدويًا أو إعادة استخدام العداد كحل ارتجالي. اطلب من المزوّد تطبيق مسار المعالجة المناسب لنوع المستند وحالة الرد وفق الدليل؛ فتعثر الاتصال ليس هو رفض المستند.

جهّز بلاغًا يفيد فريق الدعم

لتقليل التخمين، نوصي بأن يتضمن البلاغ:

  • اسم النظام وإصداره، وهل الحالة في بيئة الاختبار أم التشغيل.
  • نوع المستند، ونص رسالة التحقق، ووقت محاولة الإرسال.
  • هل يظهر العطل في نمط محدد أم في جميع المستندات؟
  • نتيجة آخر محاولة، وما الذي تغيّر في الإعداد أو البيانات قبل ظهور المشكلة.

استخدم قناة آمنة عند مشاركة ملفات أو سجلات تحتوي على بيانات حساسة، ولا تضع كلمات المرور أو الأسرار أو المفاتيح الخاصة في البلاغ العام. وأغلق المتابعة بنتيجة موثقة ومراجعة سبب المشكلة، لا بمجرد اختفاء التنبيه من الشاشة.

اختر الخطوة التالية بحسب موضع المشكلة

إذا لم تتضح سلامة البيانات والحسابات، يمكن البدء بـفحص النظام المحاسبي للحصول على تقرير تشخيصي؛ إصلاح المشكلات ليس ضمن الفحص. وإذا كانت الحاجة إلى تقييم جاهزية نظام الفواتير وتجهيزه واختباره وتدريب الفريق، فاطلب خدمة عليم تجهيز الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، مع تحديد نطاق المعالجة قبل البدء دون ضمان قبول كل مستند.

عليم للاستشارات

Sources

https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Guidelines/Documents/E-invoicing-Detailed-Technical-Guideline.pdf https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Guidelines/Documents/E-Invoicing_Detailed__Guideline.pdf