ابدأ بحصر مصادر الفواتير

قبل الإعداد، دوّن أين تُنشأ فواتير منشأتك: المبيعات، أو نقاط البيع، أو المتجر الإلكتروني، أو نظام خارجي. وحدد ما ينتقل إلى أودو من كل مصدر، ومن المسؤول عن صحة البيانات ومتابعة النتيجة.

هذه قائمة عمل للمشروع، وليست افتراضًا أن جميع الفواتير تمر بالمسار نفسه. اطلب أن يوضح النطاق مصادر الفواتير المشمولة والأنظمة التي تحتاج إلى ربط منفصل، حتى لا ينجح الاختبار داخل شاشة المبيعات بينما تبقى قناة أخرى خارج العمل.

اطلب تحققًا من الإعداد قبل التشغيل

من المفيد أن تتضمن مراجعة المشروع بيانات المنشأة والعملاء، وإعدادات الحسابات والضرائب، ومصدر بيانات الأصناف، والأدوار المسؤولة عن الإصدار والمتابعة. الغرض هو اكتشاف البيانات الناقصة وتحديد مالك معالجتها قبل استخدامها في التشغيل.

لا تنسخ إعدادات منشأة أخرى لمجرد تشابه النشاط. اطلب من المنفذ شرح ما أُعدّ لمنشأتك، وما بقي بحاجة إلى بيانات أو قرار منك، وما يجب الرجوع فيه إلى متطلبات الهيئة المنشورة.

اختبر الفاتورة، لا صورتها فقط

توضح الهيئة أن الفاتورة الورقية التي تُحوَّل إلى صيغة إلكترونية بالمسح أو النسخ ليست فاتورة إلكترونية. لذلك لا تتخذ مشاهدة ملف أو طباعته دليلًا كافيًا على تحقق الفوترة الإلكترونية.

اطلب اختبار سيناريوهات تمثل عملك، ومراجعة نتيجة الربط، وتسجيل الأخطاء والتحذيرات ومسؤول معالجتها. ثم اختبر الأثر المحاسبي للمبيعات والتحصيل والإشعارات المستخدمة في منشأتك. نقترح هذه الاختبارات لقبول عمل المشروع؛ ولا تعني نتيجتها ضمانًا بعدم وجود أخطاء أخرى في الحسابات.

لا تخلط قائمة المزودين باعتماد الحل

توضح الهيئة أن قائمة مزودي الحلول استرشادية وغير ملزمة، وليست اعتمادًا منها للحلول التقنية المدرجة. ويمكن للمكلف استخدام مزود غير مدرج إذا كان النظام المستخدم ملتزمًا بمتطلبات الفوترة. لذلك لا تجعل وجود اسم في قائمة بديلًا عن التحقق من التطبيق الفعلي في منشأتك.

اجعل قرار قبول المشروع مبنيًا على ما جُهِّز واختُبِر في منشأتك، وعلى المشكلات التي بقيت مفتوحة في نطاق العمل.

حدّد ما ستستلمه من المشروع

اطلب نطاقًا يوضح مصادر الفواتير المشمولة، وما تم إعداده، والسيناريوهات المختبرة، ونتائج الاختبار، والمشكلات المفتوحة، وطريقة تدريب الفريق على الإصدار والمتابعة. واتفق على حدود الدعم بعد التشغيل وعلى المسؤول عن معالجة كل مشكلة.

Sources

https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Pages/What-is-e-invoicing.aspx https://zatca.gov.sa/ar/E-Invoicing/SolutionProviders/Pages/SolutionProvidersDirectory.aspx

الخطوة التالية للربط

إذا كنت تستخدم أودو وتحتاج إلى تقييم جاهزية الفواتير، فتعرّف إلى خدمة تجهيز الفوترة الإلكترونية «فاتورة» لدى عليم: تقييم النظام الحالي، وتجهيزه للربط، واختبار الفواتير، وتدريب الفريق ضمن النطاق المتفق عليه. وإذا كانت المشكلة أوسع وتشمل الحسابات والأرصدة، يمكن البدء بـفحص النظام المحاسبي؛ الفحص للتشخيص والتقرير فقط، والإصلاح بعرض منفصل.

عليم للاستشارات