راجع الإصدار المستخدم، لا اسم البرنامج فقط

اطلب من المزوّد تأكيدًا مكتوبًا يخص إصدار منشأتك وطريقة تشغيله. توضح إرشادات الهيئة أن الحل يجب أن يدعم الاتصال بالإنترنت وإنتاج المستندات وحفظها بالصيغ والحقول المطلوبة.

لا تخلط بين حفظ المستند وإرساله: الإرسال إلى منصة فاتورة يكون بصيغة XML، وليس بإرسال ملف PDF عادي أو حتى ملف PDF/A-3 بدلًا من XML.

ارسم خريطة مصادر الإصدار

نوصي بإعداد قائمة توضح النظام الذي يصدر المستند، والفرع أو القناة، ونوع المستند، والجهة المسؤولة عن التوقيع والإرسال. أدرج نظام المحاسبة ونقاط البيع والمتجر الإلكتروني متى كانت ضمن دورة فواتيرك.

لا تفترض أن عدد الفروع يساوي دائمًا عدد معرّفات الختم. يعرض الدليل الفني ترتيبات مختلفة للخوادم المركزية وأجهزة نقاط البيع وخوادم الفروع؛ ويتحدد موضع المعرّف تبعًا لبنية الإصدار والتوقيع والإرسال.

سلّم هذه الخريطة إلى المزوّد قبل التهيئة حتى تتفقوا على الوحدات المشمولة، بدل اكتشاف مصدر فواتير خارج نطاق العمل عند التشغيل.

نفّذ التهيئة من البوابة إلى الحل

في مسار الإدخال اليدوي، يدخل المستخدم إلى بوابة فاتورة، ويختار تهيئة وحدة أو جهاز جديد، ويولّد رمز التحقق ثم يدخله في الحل المقصود. بعدها يرسل الحل طلب توقيع الشهادة، ويحصل على معرّف التوافق، ويجري اختبارات التوافق قبل الحصول على معرّف ختم التشغيل.

تختلف الشاشات داخل البرامج؛ لذلك اتبع دليل مزوّدك فيما يخص خطواته الداخلية. ويشرح دليل الهيئة أن خطوات اختبارات التوافق تنفذها وحدة الحل آليًا.

افصل تجربة الربط عن التشغيل الفعلي

تتيح الهيئة أدوات لفحص المستندات محليًا وبيئة لمحاكاة الربط. يوضح الدليل أن هذه أدوات اختيارية مساندة، تختلف عن تهيئة وحدات الحل للتشغيل وإرسال المستندات الفعلية.

اطلب من المزوّد تسمية البيئة على كل نتيجة اختبار، ثم راجع معه نجاح تهيئة الوحدات ونتائج المستندات عند الانتقال إلى التشغيل. نوصي بأن يتضمن الاختبار سيناريوهات الفواتير والإشعارات التي تستخدمها منشأتك فعلًا، وأن يشارك مسؤول الحسابات في مراجعة البيانات والمبالغ.

اتفق على دليل التسليم

للتسليم العملي، اتفق على قائمة الوحدات المهيأة، ونتائج السيناريوهات المختبرة، والملاحظات المتبقية، ومن يتابع رسائل الرفض والتحذير. لا تجعل لقطة شاشة لنجاح الدخول بديلًا عن نتائج المستندات.

لشرح البوابة، اقرأ ما منصة فاتورة؟. وللشمول والموعد، ارجع إلى دليل الموجة الحالية بدل استنتاج موعدك من خطوات الربط.

إذا لم تعرف ما إذا كانت المشكلة في بياناتك أم في إعداد الحل، يمكن البدء بـفحص النظام المحاسبي لتحديد المشكلات في تقرير؛ الفحص تشخيص فقط ولا يشمل إصلاحها. وللتنفيذ، اطلب خدمة عليم تجهيز الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، التي تشمل تقييم الجاهزية والتجهيز والاختبار وتدريب الفريق ضمن النطاق المتفق عليه.

عليم للاستشارات

Sources

https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/PreparingYourBusiness/Phase2/Documents/How%20to%20get%20ready.pdf https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Guidelines/Documents/E-invoicing-Detailed-Technical-Guideline.pdf https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Guidelines/Documents/E-Invoicing_Detailed__Guideline.pdf